Locatie:  De Beren, Groenedijk 54, 2904 LB Capelle aan den IJssel
Datum:  17 februari 2026
Deelnemers:  Herman, Henk, Silvienne
Tijd:  18:00 uur

Agendapunten

1. De agenda wordt vastgesteld.
2. De notulen van de vorige vergadering worden vastgesteld.
3. Henk geeft aan dat een evaluatie in december van elk jaar moet worden uitgestuurd. Dan kunnen nieuwe tuinders tijdig komen kijken. Er zal in de reglementen worden opgenomen dat in november een mail wordt verstuurd naar de leden met de vraag of mensen door willen gaan. Uiterlijk op 1 december dienen mensen opgezegd te hebben.
4. Secretaris rol. Jos heeft zijn taken als secretaris neergelegd. Hij was belast met het notuleren tijdens vergaderingen. Voor nu wordt een notulist aangewezen en Silvienne pakt het nu op. Wel geeft hij aan dat hij vanwege zijn persoonlijke omstandigheden niet deze taak permanent kunnen oppakken.
5. Besteding vrijwilligers geld. Henk stelt de vraag: wanneer is sprake van een vrijwilligers? Er is ongeveer €46 per vrijwilliger beschikbaar. Totaal nu 460 in de pot. Henk stelt voor: aanwijzen van vrijwilligers. Er moet een mail worden opgesteld met een takenlijst. Er zijn tot nu toe twee officieel geregistreerde vrijwilligers. De mail moet z.s.m. worden uitgestuurd om te kunnen inventariseren. 
6. Slot. Henk zal er eerst een kijkje nemen. Evt. moet kruipolie worden gebruikt. Anders zal het vervangen moeten worden. Herman stelt voor om met chips te werken. Zo kan één slot worden gebruikt en heeft iedereen de mogelijkheid om  met een eigen persoonlijke sleutel binnen te komen. Er kan een borg worden gevraagd van bv. €10. Voordeel is dat met een chip erop, gekeken kan worden wat de activiteit is per dag, ingeval er sprake is van ongeregeldheden in het hok. Henk stelt voor dat ook het slot van de wc/keuken en de kruiwagens worden vervangen. Dan moeten er twee worden besteld. Henk en Herman zullen de sloten plaatsen. Henk plaatst, en Herman installeert. Herman zal Henk een link sturen voor het bestellen. 
7. Hernieuwd overleg Ton. Er is nog niks opgepakt van de besproken punten van vorig jaar (bospad en fazanten). Herman zal contact met hem leggen om een afspraak in te plannen na 10 april.
8. Datum jaarvergadering, opschoondagen en open dag. Jaarvergadering en schoonmaak is vastgesteld op 18 april. Vanaf 10h is er inloop, om 10:30 zullen we aanvangen met het opruimen. Om 12:00 volgt een lunch en vergadering. Herman heeft een geluidsversterker indien nodig. Rond 13h zullen we klaar zijn. Ingeval het weer niet goed is, zal de vergadering een week later plaatsvinden. Er dient ook een  schoonmaak dag en jaarvergadering in het najaar (tweede week van oktober) ingepland te worden. Herman stelt een mail op om te versturen naar de leden. 
9. Werkwijze communicatie bestuur. Voor nu, nu er geen secretaris is, zal Silvienne 1x per week de mailbox checken en nieuwe berichten uitzetten bij het bestuur wanneer er actiepunten zijn. Wanneer een nieuwe secretaris wordt aangesteld, zal die deze taak overnemen. Voorstel is om tot juli 2026 dit systeem te hanteren. Infomail wordt gekoppeld aan gmail. Alle mail van website komt daar binnen. Als een mail moet worden verzonden naar alle leden, dient Henk dit te laten weten aan Herman.
10. Taakverdeling bestuur. ‘Grove taken’ zijn duidelijk (taken die normaal bij de functie horen). 
    Voorbeelden: vice-voorzitter functie en andere taken die informeel worden verdeeld.
    Takenpakket secretaris: Mailbox/mailwisselingen beheren, notuleren, externe communicatie (contact met Hitland, reparateurs, contact met de gemeente, agendabeheer, contact met de pers, etc.). 
11. Nieuwsbrief. Herman heeft al een opzet gemaakt. Elk seizoen (4x per jaar). Ook in de groepsapp zal deze verkondigd worden . Voor nu zal Herman het zelfstandig oppakken. Na april zal hij kijken of hij mij erbij kan betrekken. Mensen zullen worden geïnformeerd over wijziging tuinnummers.
12. Volgende vergadering. datum volgende bestuursvergadering: 11 april: om 11h. voor nu de tuin.
13. Wvttk. Tuinnummers worden geïntroduceerd. Ook logo van de Ontmoetingstuin is aangepast en wordt op de website gehanteerd.